収納のプロ直伝！自然に片付く「書類整理」3つのコツ
一度溜めてしまうと、どんどん億劫になってしまう書類整理。大切な書類がすぐに見つからなかったり、収納場所から書類が溢れてしまったりと時間のロスやプチストレスに繋がります。書類整理はとにかく溜めないような仕組みづくりが大事。職場でも家庭でも使える、書類整理方法と書類収納のアイデアを整理収納アドバイザーがご紹介します。
- 2022.5.19
- ライフスタイル
おすすめの書類整理方法：ポイントは書類を「分ける」こと
① 書類は「残す」と「捨てる」にすぐ分ける
書類整理は判断に時間がかかる、残す書類の分類の仕方が曖昧、収納先が決まっていないなど、大変に思ってしまう理由は人それぞれにあると思います。でも書類整理方法で何より大事なのは、書類を溜めないようにすること。溜めないようにするには書類が入ってきた時点ですぐに整理する（分ける）ことが大切です。でも、細かく分けようとすると大変になってしまうので、できる限り簡単に分けてみる方法がおすすめです。
まずは新たに書類が入ってきたら「残す」と「捨てる」に集中して分けてみましょう。例えば、封書のDMや資料などの中身を封筒から出してみると、そのほとんどが広告など、残しておかなくてもよいものが多くを占めていたりします。書類を「捨てる」ことができれば、その時点で書類のボリュームもかなり減るはずです。
まずは新たに書類が入ってきたら「残す」と「捨てる」に集中して分けてみましょう。例えば、封書のDMや資料などの中身を封筒から出してみると、そのほとんどが広告など、残しておかなくてもよいものが多くを占めていたりします。書類を「捨てる」ことができれば、その時点で書類のボリュームもかなり減るはずです。
② 「捨てる」と判断した書類はゴミ箱捨てるorボックスに収納
「捨てる」と判断した書類は、即ゴミ箱に捨てられるようにしておくのも、書類整理作業がよりラクにする方法です。後でゴミ箱へ入れようと書類をテーブルなどの上に置きっ放しになってしまっては、またその場所に書類が溜まってしまう原因になります。写真は無印良品のやわらかポリエチレンケースを資源ゴミ用のゴミ箱として、書類整理の際にまとめて捨てられるようにしています。A4サイズの紙類が余裕で入る大きさのボックスはサッと捨てやすく手間もかかりません。
③ 「残す」書類の基準は、＜保管＞と＜確認＞の2つ
「残す」と判断した書類の振り分けの方法についてご紹介します。下記の2パターンがあると思います。
・すでに書類の振り分け先が決まっている場合：決まった収納場所へしまう。
・行き先が決まっていない場合：書類の種類（学校関連・取扱説明書・DMなど）で分けずに保管期間を基準にする。＜保管＞と＜確認＞であまり細かく分けないことをおすすめします。
＜保管＞は「半年、1年などしばらく保管する書類」「ずっと保管する重要な書類」
＜確認＞は「期限までに提出する書類」「情報を確認したい書類」※基本、1ヶ月以内など短期間で処分できるもの
書類を種類で分けてしまうと、とっておかなくてもいい書類をずっと保管したままになりがちです。時間を基準に書類を2つに分けるくらいなら、書類整理作業の時間もあまりかからず気持ちもラクになると思います。
・すでに書類の振り分け先が決まっている場合：決まった収納場所へしまう。
・行き先が決まっていない場合：書類の種類（学校関連・取扱説明書・DMなど）で分けずに保管期間を基準にする。＜保管＞と＜確認＞であまり細かく分けないことをおすすめします。
＜保管＞は「半年、1年などしばらく保管する書類」「ずっと保管する重要な書類」
＜確認＞は「期限までに提出する書類」「情報を確認したい書類」※基本、1ヶ月以内など短期間で処分できるもの
書類を種類で分けてしまうと、とっておかなくてもいい書類をずっと保管したままになりがちです。時間を基準に書類を2つに分けるくらいなら、書類整理作業の時間もあまりかからず気持ちもラクになると思います。
書類の収納場所はひとつにすると効率的に探せる
また、写真のような個別フォルダーを活用して＜保管＞＜確認＞の書類をわけ、それらを1つのファイルボックスで管理するようにすると、探す時の手間を減らすことができるのでおすすめです。＜保管＞の書類はしばらくすると増えてくるかもしれません。その際は改めて見直してみたり、量が多いなら個別フォルダーを増やして管理していくとよいでしょう。
項目は「保管（1年）」「保管（半年）」など、書類を時間で区切ると見直すタイミングとしても分かりやすくおすすめです。その他のタイミングとして、ファイルボックスが一杯になった時など、定期的に見直すことは書類を溜めないためにとても大切です。
項目は「保管（1年）」「保管（半年）」など、書類を時間で区切ると見直すタイミングとしても分かりやすくおすすめです。その他のタイミングとして、ファイルボックスが一杯になった時など、定期的に見直すことは書類を溜めないためにとても大切です。
家庭でも仕事でも使える！書類整理・収納のアイデア3つ
ここからは、書類を収納する際にこれだけは気をつけておくと書類管理がラクになる3つのアイデアをお伝えします。
①書類は必ず「立てて整理」
平積みしている書類は、ぜひ立てて置くように変えてみましょう。平積みしていると1番下の書類を出すことも探すことも大変です。そして積み重ねてしまうと書類はさらに溜ってしまいます。写真のようなファイルボックスやブックエンドなどで分けて立てる収納が管理しやすくおすすめです。蓋付の箱で長期保管する場合も、書類は箱の中で立てて保管しておくと、時々取り出す際も探しやすく出しやすく便利です。
②書類収納ボックスは「見出し」が必須
収納している書類には、必ず見出しを付けましょう。何の書類なのか一目ですぐに判断できて、探す手間もなくなります。また、ファイルボックスやファイルなどを複数並べる場合も、ラベリングがあると一目瞭然になり書類整理もしやすくなるのでおすすめの方法です。
③書類の「一時置きボックス」は置かない
“とりあえず”と一旦書類を置いておく、一時置きボックスは書類整理ではあまりおすすめしません。一時的にでも溜めてしまうと、さらに書類が溜まってしまう原因にもなってしまいます。書類はなるべくこまめに整理するように心がけ、分けた時点ですぐに決まった場所へ収納できるようにしておくことで書類管理はとてもラクになります。
ちなみにわたしは、先ほどご紹介した＜確認＞の書類はすぐに処理できるように、キッチン近くの棚のファイルボックスに入れています。
ちなみにわたしは、先ほどご紹介した＜確認＞の書類はすぐに処理できるように、キッチン近くの棚のファイルボックスに入れています。
おすすめの書類整理アイテム
「大成紙器製作所」のスタイリッシュな書類ケース
紙の道具「紙器具（しきぐ）」を提案するブランド「大成紙器製作所」。
書類整理に最適なのが強化加工が施された薄い段ボールでできた書類ボックス「PULL BOX」。紐を掴んでパッと引くだけで簡単に出し入れができます。
PULL BOX
1,350円（税込）
サイズ：W10.5×D34.5×H24
カラー：Yellow／Blue／Pink／Brown／Pattern
書類整理に最適なのが強化加工が施された薄い段ボールでできた書類ボックス「PULL BOX」。紐を掴んでパッと引くだけで簡単に出し入れができます。
PULL BOX
1,350円（税込）
サイズ：W10.5×D34.5×H24
カラー：Yellow／Blue／Pink／Brown／Pattern
万能！無印良品のファイルボックス
無印良品の「ポリプロピレンファイルボックススタンダードタイプ」もおすすめ。
書類整理用に開発された人気のシリーズです。こちらも奥行きや高さなどが異なる豊富なサイズ展開されており、自宅の収納場所にピッタリとはまりやすいのもポイント。
上に向かって口が広くなったり、楕円形でない真四角の形なので、並べたときに無駄な空間ができず使いやすいと評判です。
溜めない、探しやすい。書類整理の仕組みづくりを
書類管理は人によって、ライフスタイルによっても様々なので、書類の細かい振り分け方のコツについては、別の機会に改めてご紹介できればと思います。まずは書類を溜めないように、少しずつでも「分ける」ことを心がけてみていただけたらと思います。
photo / 伊藤美佳代
住宅収納スペシャリスト／整理収納・照明アドバイザー
伊藤美佳代
ハウスキーピング協会認定
整理収納アドバイザー２級認定講師
住宅収納スペシャリスト認定講師
インテリアコーディネーター
instagram @ito_mikayo
ブログ「笑顔あふれる住まいづくり」
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